أول سؤال يتبادر لذهن الكثير عند الرغبة في بناء مشروع هو كيف أبدأ؟ ماهي الخطوات الأمثل؟ وكيف أتفادى الأخطاء الشائعة في صناعة المشاريع ومن خلال مقالنا سنتكلم حول المزيد من الأفكار التي ستساعدك في معرفة الخطوات بشكل مرتب وواضح.

ماهي دورة حياة المشاريع؟

1.مرحلة البدء والتخطيط

2.مرحلة التنفيذ

3.مرحلة المراقبة والتقييم

4.مرحلة الختام⁽¹⁾

1-مرحلة البدء والتخطيط (Initiation AND Planning):

هي أولى مراحل المشاريع إذ تهدف هذه المرحلة إلى:

تحديد ما هو المشروع الأنسب لي وللمكان، وتطوير دراسة الجدوى له ، والحصول على الموافقة الوزارية ، تحديد أعضاء العمل، تحديد المكان المناسب لإقامة العمل، تحديد خطة واضحة وجلية للمخاطر والعوائق بمعنى شامل تحديد بيان العمل((Statement of work(SOW) للمشروع⁽²⁾

في نهاية هذه المرحلة يجب أن يكون لدى مدير المشروع فهم عالي المستوى لغرض المشروع وأهدافه ومتطلباته ومخاطره.

2- مرحلة التنفيذExecution:

عادةً تبدأ هذه المرحلة باجتماع لأعضاء العمل والمؤسس  لتحديد الأهداف لجميع أعضاء العمل ولكن قبل الوصول لهذه الخطوة يجب على مدير المشروع القيام بما يلي:

• تحديد الرؤية والمخرجات: ماهو الهدف المشترك وكيفية القيام به
• تحديد الأدوار ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب
• وضع خطة المشروع الأولية: ضع خطة لأول 6 أشهر لتتمكن من معرفة المخرجات التي تمت خلال هذا الوقت.
• تحديد مقاييس النجاح: كيف سيتم قياس نجاح المشروع؟ ما الذي سيجعله ناجح؟ ضع التوقعات في وقت مبكر.
• تحديد المخاطر والعوائق المحتملة: قم بإعداد الفريق للعقبات المحتملة ووضع عملية لحل هذه المشكلات بسرعة.
• إنشاء لوجستيات لتواصل الفريق: كيف سيتم التواصل السليم بين أفراد العمل مثل إنشاء اجتماعات أسبوعية لدراسة آليات العمل ومناقشتها.
• تحديد الأدوات المعينة على إدارة المشروع: تأكد من أن كل شخص لديه الأدوات المناسبة التي يحتاجها.

أساسيات الاجتماع الافتتاحي:

• مقدمة: من نحن؟
• خلفية المشروع: لماذا أُسس هذا المشروع؟ ما هي الأهداف؟
• نطاق المشروع: ماذا مهام كل موظف بالضبط؟ ما نوع العمل المتضمن؟
• خطة المشروع: كيف سنفعل هذا؟ كيف تبدو خارطة الطريق؟
• الأدوار: من سيكون مسؤولاً عن عناصر المشروع؟
• التواصل: ما نوع قنوات الاتصال التي سيتم استخدامها بين أعضاء الفريق؟
• الأدوات: ما هي الأدوات التي سيستخدمها كل موظف لإكمال المشروع ، وكيف؟
• الخطوات التالية: ما هي الأشياء الغير مكتملة والتي يتعين عليك إكمالها؟
• سؤال وجواب: افتح المجال لأية أسئلة من أعضاء الفريق.

3-مرحلة المراقبة والتحكم (Monitoring and control)

تحدث هذه المرحلة جنبًا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ إذ يجب على مدير المشروع التأكد من أن جميع المنهجية التي تم الاتفاق عليها ضمن الفريق أنها تسير في الاتجاه الصحيح وقد تضطر إلى إجراء تعديلات على الخطة بسبب ظروف غير متوقعة وهذه أمر طبيعي.

• خلال مرحلة المراقبة والمراقبة ، قد يتطلب منك:
• أداء اجتماعات غير مخطط لها
• تحديث الجدول الزمني للمشروع
• تعديل خطط المشروع

4- مرحلة الختام(Closure):

بمجرد مرور فترة زمنية مناسبة من العمل في المشروع، أنت هنا بدأت الدخول في مرحلة الختام وفي هذه المرحلة ستقوم في معالجة التسليمات النهائية ، ومعالجة وارد المشروع ، وتحديد نجاح المشروع، وفهم التغييرات والعمل عليها وما إلى ذلك.

بعض النصائح التي ستفيدك:

1- اعرف وسعك:

يجب أن تعلم ماهي حدود قدرتك في بناء المشروع سواءاً مادياً من ناحية التكاليف والميزانية أو فكرياً من ناحية الموظفين ومهاراتهم وماذا بإمكانهم أن يقدّموا.

2- اسأل نفسك عن تجاربك السابقة لو وُجدت:

يجب أن تنظر بتمعّن إلى تجاربك السابقة وتفهم كيف سارت الأمور وكيف انتهت، هل نجحت فيها وماهي الأشياء التي أعاقت سلسلة عملك أو استمرارك وتعلّم منها لتتمكن من أن تتفادى من أكبر قدر ممكن من الأخطاء.

3- اقبل المشاركة من أعضاء العمل وامنحهم الشعور بأن العمل ونجاحه سيعود عليهم قبل كل شيء.⁽³⁾

4- تأكد من تقديم طرق واضحة تساهم في التواصل بين العملاء والموظفين.

5- استعد للفشل: يمكن أن تفشل الكثير من الخطوات التي اعتقدت أنها صحيحة وهذا أمر طبيعي.

6- كن منظماً: سجّل كل شيء ضمن ملفات أو على الإكسل لأن هذا الشيء سيمنحك وضوح أكبر.

ومن هنا نختم مقالنا آملين أن نكون قد قدّمنا مادة سهلة التطبيق لمشروعك ولمساعدتك في اتخاذ خطوتك الأولى بشكل أسلس ونكون قد أجبنا عن تساؤلكم بشكل وافي وواضح.

المصادر:

1. https://www.lucidchart.com/blog/the-4-phases-of-the-project-management-life-cycle
2. https://www.projectmanager.com/blog/statement-work-definition-examples
3. https://www.changeboard.com/article-details/16954/new-project-managers-need-these-15-tips-for-project-management-success/