كم مرة قلت لنفسك: ((سوف أبدأ في تنظيم الأوراق عندما تهدأ الأمور،        أو عندما يعود الأولاد للمدرسة، أو عندما تنتهي الدراسة، أو عندما يغادر الضيوف، أو عندما أعود من رحلة العمل، أو عندما أُنهي ترميم المنزل))، أو قلت: ((سوف أبدأ عندما يتوافر لدي وقت - ربما في عطلة نهاية الأسبوع المقبلة، أو في العطلات الرسمية))، أو قلت: ((نعم سأبدأ عندما آخذ إجازة، أو عندما أتقاعد مستقبلاً)).

غير أن نهاية الأسبوع والإجازات والعطلات تأتي وتذهب، وكلما انتهت ورطة خاصة بالأوراق (وأحيانًا قبل أن تنتهي)، تبدأ ورطة أخرى، وهكذا تستمر الحلقة المفرغة، وقبل أن تتدارك الأمور، سيكون لديك مكتب مليء بالخطابات.

هناك حقيقة مسلمة في مجال الأوراق، هي: أن تكدس الأوراق هو عبارة عن تأجيل القرارات، بينما إدارة الأوراق تعني اتخاذ القرارات.

تتراكم الأوراق على الطاولات والمكاتب؛ لأن هناك قرارات يجب أن نتخذها حيال هذه الأوراق.

هل بإمكانك تصور المشهد التالي؟ أنت جالس على مكتبك تتأهب لسداد بعض الفواتير.

إنك تذكر أن فاتورة الكهرباء يجب أن تسدد، ولكنك لا تذكر أين وضعتها، ثم يدخل ابنك ويقول: إنه يحتاج إلى شهادة ميلاده غدًا؛ ليثبت أنه وصل السن التي تؤهله لدخول المدرسة.

أين هي؟

ويتصل أحد الأصدقاء ليسألك: ما إذا كنت غير مشغول يوم الثامن عشر لكي تلتقيا، لسبب أو لآخر، هذا التاريخ بالذات عالق في ذهنك.

إنك تعتقد أنه ربما توجد ملاحظة في تقويمك المكتبي بخصوص هذا التاريخ، ولكن لا يوجد شيء في تقويمك المنزلي عنه.

إن إدارة الأوراق هي أداة تساعدك على تحقيق أمورك المهمة؛ سواء كانت العثور على شهادة الميلاد عندما تحتاج إليها، أو دفع فواتيرك في الوقت المناسب، أو العثور على كل الأوراق التي تحتاج إليها.

يقصد بإدارة الأوراق تصميم نظام يناسب احتياجاتك الخاصة، ومهما كنت،   أو مهما كانت طبيعة مشكلات أوراقك، فإن أمامك سبيلًا لتحسين الطريقة التي تتعامل بها مع الأوراق، وذلك بإعادة تصميمها لتناسب احتياجاتك الخاصة وأسلوب حياتك، ربما تستطيع معالجة مشكلة نوعية واحدة من الأوراق، ولكنك لأسباب عديدة لم تقم بذلك.

غير أنه لن يمضي وقت طويل قبل أن تضيع هذه النوعية من الورق، وأنت تقوم بفرز أوراق أخرى، بعد ذلك تجد أنك تَنهمك في هذا الكم الهائل من الورق، بدرجة لن تستطيع معها اتخاذ الإجراء المناسب لإيقاف هذا الوضع السيئ.

إذًا، يتطلب النجاح في عملية إدارة الأوراق:

• موقفًا إيجابيًّا.
• وقتًا كافيًا.
• مهارات مناسبة.
• استمرارية.

أ . د /  زيد بن محمد الرماني

ــــ المستشار الاقتصادي

وعضو هيئة التدريس بجامعة الإمام محمد بن سعود الإسلامية