أضواء الوطن - واس  

 
 
اعتمد صاحب السمو الملكي الأمير “سلطان بن سلمان بن عبد العزيز” رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني ، رئيس اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات ، قواعد وإجراءات إقامة المؤتمرات في المملكة لتطبيقها بشكل رسمي .
ووجه سمو رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني ، بالعمل على تطبيق تلك الإجراءات لتكون أساساً ثابتاً لإقامة المؤتمرات في المملكة ومواكبة للتطورات والأساليب الحديثة في تنظيم المؤتمرات والمنتديات والندوات والملتقيات على حد سواء .
وتتضمن تلك القواعد والإجراءات ، 14 مادة تحوي جميع الأساليب المهنية لإقامة المؤتمرات , إلى جانب إجراءات الحصول على الترخيص النهائي لإقامة المؤتمر في حال اكتمال متطلبات الموافقة المبدئية ، مع مراعاة الالتزام بجميع أنظمة الحقوق الملكية الفكرية المعتمدة في المملكة عند تنظيم المؤتمر .
وتخضع لهذه القواعد والإجراءات ، المؤتمرات التي تقيمها الغرفة التجارية الصناعية والجمعيات المهنية والعلمية والطبية والأهلية والخيرية والتعاونية ومؤسسات القطاع الخاص والجامعات في المملكة ، ويستثنى من القواعد والإجراءات المؤتمرات المتخصصة التي تقيمها الأجهزة الحكومية (الوزارات والهيئات الحكومية) بمشاركات خارجية ، ويسري عليها الضوابط التي حددها قرار مجلس الوزراء رقم (81) وتاريخ 22 /3 /1431هـ ، إلى جانب المؤتمرات والفعاليات التي تقيمها السفارات والبعثات الدبلوماسية المعتمدة في المملكة ، وتخضع للإجراءات التي حددها الأمر السامي في 6 /10 /1432هـ .
ويوضح الفصل الثاني بمادته الثالثة ، الشروط العامة من قواعد إقامة المؤتمرات التي تمنع إقامة المؤتمرات في المملكة بجميع أنواعها دون ترخيص من البرنامج ، إلى جانب المحافظة على القيم الإسلامية والضوابط الشرعية والأنظمة العامة في المملكة أثناء تنفيذ المؤتمر ، وأن تكون اللغة العربية هي اللغة الرسمية في المؤتمر ، ويجوز استخدام لغات أخرى بشرط توفير الترجمة الفورية للغة العربية ، وأن يتم تسمية المؤتمر بمسمى لائق ويتوافق مع اللغة العربية والآداب العامة ، مع الالتزام بجميع الحقوق الفكرية حسب الأنظمة المتبعة ، ويجوز إضافة اسم مختصر للمؤتمر باللغة العربية والإنجليزية ، ويجب ألا يقل عدد الحاضرين للمؤتمر عن 50 شخص .
وجاء من ضمن الشروط ، أن تكون صفة المتقدم (المنظم) لترخيص المؤتمر إحدى الفئات التالية: “الشركات أو المؤسسات المرخص لها بممارسة نشاط إقامة وتنظيم المؤتمرات ، على أن يكون ترخيصها وسجلها التجاري عند التقديم ووقت إقامة المؤتمر ساري المفعول” ، “الجمعيات المهنية أو الطبية أو العلمية أو الأهلية أو الخيرية أو التعاونية المرخصة” ، “الغرف التجارية الصناعية”، “الجامعات الحكومية أو الأهلية”.
ومنعت الإجراءات والقواعد الجديدة القيام بأي أنشطة ترويجية للمؤتمر بما في ذلك الإعلان بشتى أشكاله قبل الحصول على الموافقة المبدئية للمؤتمر من البرنامج ، ولا يجوز إحالة الموافقة المبدئية أو ترخيص المؤتمر من الباطن أو بيعها للغير ، ويمكن التعاقد من الباطن مع مؤسسات أخرى لتقديم خدمات التوريد أو التسويق للمؤتمر ، في الوقت الذي لا يتحمل البرنامج أي مسؤولية سواء كانت أدبية أم مالية أو نحوها في حال أخفق المنظم في تطبيق القواعد والإجراءات المنظمة للمؤتمرات .
يذكر أنه تتوفر نسخة كاملة من هذه الإجراءات على موقع البرنامج على الإنترنت.